IT外包服务中,Outlook邮件归档的作用及方法

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邮件已经成为现代人工作信息交流沟通的主要方式。Outlook是目前使用最广泛的邮件客户端应用之一。本文论述为什么要进行邮件归档及如何在Outlook2016进行邮件归档:

 

定期的进行Outlook邮件存档是一个很好的习惯,这是因为归档邮件:

1)可以使得邮箱中的众多邮件得到清理、分类同时,保存之前邮件数据到指定的文件里便于进行拷贝、备份、和在不同设备之间导入查询邮件。

2)目前通常使用的邮件客户端模式有:POP3,IMAP和Exchange格式。由于邮件服务器数据库大小的限制,公司一般对每个邮箱的容量都做了上限限制。因此,用户在使用一段时间,就必须把把过去的邮件下载到本地,归档到个人文件件文件,保证服务器上的邮箱容量不超限。

那么如何归档邮件呢?通常归档邮件有两种方式:

 

A)自动归档

自动归档就是通过设置让Outlook2016指定的时间间隔自动将服务器上的邮件保存到指定的个人文件文件pst文件同时释放邮箱空间,具体操作如下:

1)点击 文件->选项->高级

2)在自动存档下,点击自动存档设置

3)勾上“每隔n天自运行自动归档”以指定多久运行自动归档,这个天数要根据邮箱的容量限制和邮箱邮件每天增加速度来决定。

4)然后根据自己的需要指定其它选项。

 

B)手动归档

手动归档就是通过查看邮箱大小在自己认为合适的时间将邮件归档到指定的个人文件文件pst文件同时释放邮箱空间,具体操作如下:

1)点击 文件->信息->账户设置->数据文件->添加 建立一个邮件存档的pst文件

2)在新建的pst文件里面根据需要建立相应的文件夹。

3)根据需要手动把在邮件服务器上的邮件移动到新建的归档文件里面从而释放邮箱空间。

 

 

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2019年5月24日 14:48
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